Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi työntekijälle annettavaan varoitukseen liittyen viisi tyypillistä virhettä, joihin olen törmännyt lakimiesurani aikana. Olen käsitellyt kohtia melko yksityiskohtaisesti, mutta kiireisempikin lukija saa sisällöstä hyvän käsityksen lukemalla vain otsikot sekä jokaisen kohdan lopulla olevan ”Ohjeen työnantajalle”.

Johdanto

Kaikissa yrityksissä, joissa on palkattu ihmisiä työsuhteeseen, tulee jossain vaiheessa pohdittavaksi työntekijän menettely, joka ei syystä tai toisesta ole työnantajalle mieluinen. Kyse saattaa olla huolimattomuudesta, sopimattomasta käytöksestä, myöhästelystä, ohjeiden vastaisesta toiminnasta tai muusta työsuhteeseen sopimattomasta toiminnasta.

Kun tällainen toiminta jossain määrin vaikuttaa haitallisesti työnantajan toimintaan, on selvää, että työnantajan tulee tähän voida puuttua. Työsopimuslaki turvaa työntekijän asemaa vahvasti, mutta toisaalta asettaa selkeät menettelyt sille, milloin ja miten työnantaja voi toimia ongelmatilanteissa. Lain tarkoituksena ei ole tehdä työntekijän asemasta absoluuttisen pysyvää, vaan laki turvaa myös työnantajaa ja yksilöi sen, miten toiminnalle haitalliseen menettelyyn voidaan puuttua.

Lienee hyvin laajasti tiedossa, että työntekijää ei voida irtisanoa tällaisen henkilöön liittyvän syyn perusteella, ennen kuin hänelle on annettu varoitus menettelystään. Kuitenkin olen työssäni havainnut, että tähän sinänsä ainakin näennäisesti yksikertaiseen asiaan liittyy epäselvyyttä ja vääriä olettamuksia. Varoituksen antaminen kannattaa siis myös harkita hyvin, jotta se aidosti toimii työnantajan ”työkalupakissa” hyödyllisenä, toiminnan sujuvuutta ja kannattavuutta lisäävänä tekijänä.

Seuraavassa yksilöin viisi tyypillisintä virhettä, joita tehdään annettaessa varoitusta työntekijälle.

 

1. Varoituksen tarkoituksena on päästä työntekijästä eroon

Työnantaja saattaa jossain tilanteissa kokea työntekijän sopimattomaksi organisaatioon ja työntekijän ja esimiesten kanssa saattaa ilmetä ongelmia mm. kemioissa. Tällaisten ongelmien ilmetessä helposti ryhdytään pohtimaan sitä, olisiko olemassa perusteet irtisanoa kyseinen työntekijä. Sitten selvityksen yhteydessä törmätään luonnollisesti aina siihen, että varoitus täytyy ensin antaa. Tällöin työnantaja voi päätyä antamaan työntekijälle varoituksen, jotta sitä toiminnan toistuessa voidaan käyttää irtisanomista edeltävänä varoituksena, mikä on sinänsä luonnollista.

Kuitenkin varoituksen ensisijainen tarkoitus on kertoa työntekijälle, että kyseisenlaisen menettelyn toistuminen ei ole hyväksyttävää, koska sillä on vakavia negatiivisia vaikutuksia työnantajan toimintaan, ja siten antaa työntekijälle tosiasiallinen mahdollisuus jatkossa korjata menettelynsä. Kun asia esitetään oikein työntekijän suuntaan, saatetaan menettelyllä aidosti onnistua viemään tilannetta jatkossa oikeaan suuntaan, ilman että työntekijä menettää motivaationsa ja vaikuttaa negatiivisesti työnantajan toimintaan. Mikäli asia esitetään hyvin selkeästi painottaen työnantajan etua ja yrityksen menestymistä, voidaan työntekijä saada paremmin ymmärtämään varoituksen tarpeellisuus ja saada tämä tarkastelemaan omaa menettelyään. Varoituksen antamisessa tulisi siten olla hyvin järjestelmällinen ja tiukka; kerrotaan työntekijälle mikä on hyväksyttävää ja mikä ei.

Mikäli työntekijälle annetaan varoituksen yhteydessä signaali, että hänestä halutaan vain päästä eroon, tämä voi vaikuttaa hyvinkin negatiivisesti työntekijän ja sitä kautta myös työnantajan toimintaan. Käytännössä laki edellyttää, että työntekijälle on annettu tosiasiallinen mahdollisuus korjata menettelynsä. Mikäli mahdollisuus on vain näennäinen, tästä voi aiheutua ongelmia mm. mahdollisessa asian oikeuskäsittelyssä. Toki työntekijän käytöksen muuttuessa välinpitämättömäksi varoituksen vuoksi syntyy työnantajalle helposti jatkossa peruste irtisanoa työntekijä, mutta tätä ennen on saattanut syntyä merkittävääkin vahinkoa.

OHJE TYÖNANTAJALLE: Varoituksen tarkoitus on antaa työntekijälle tosiasiallinen mahdollisuus korjata menettelyään ja sitä kautta edistää yrityksen etua ja tavoitteiden saavuttamista. Tarkastele sitä, mitä varoituksella halutaan saada aikaiseksi ja mitä asioita halutaan välttää. Pohdi sitä, mitkä ovat yrityksen tavoitteet ja arvioi sitä, voiko varoituksen antamistavalla ja vaikuttimilla olla negatiivisia vaikutuksia toimintaan tai tulokseen.

 

2. Varoituksen syy ei ole riittävän painava tai on epäselvä

Seuraukset näistä ovat selvät:

  • syy ei ole riittävän painava ja työnantaja ei voi vedota siihen myöhemmin irtisanomisen perusteena
  • syy on epäselvä ja työntekijä ei ymmärrä, miten hänen pitäisi korjata menettelyään

Kun harkitset varoituksen antamista, tulisi myös pohtia varoituksen taustalla olevia syitä. Varoitus on kuitenkin jossain määrin ”ankara” toimenpide ja joka tapauksessa antaa työntekijälle signaalin, että kyse on vakavasta asiasta ja työsuhteen jatkuminen on vaarassa. Siksi tulisi pohtia, onko menettely sellaista, että siitä tulee antaa varoitus. Tätä pohdittaessa tulee lähteä työsopimuslain irtisanomisperusteista, koska varoituksen syy tulisi käytännössä olla yhtä painava, kuin työsuhteen päättämisen syy. Varoitus annetaan joskus lievemmästäkin syystä, eikä perusteettoman varoituksen antamisesta itsessään ole laissa säädetty seuraamuksia. Perusteeton varoitus on kuitenkin merkityksetön eikä työnantaja voi vedota siihen irtisanomisperusteena. Edelleen heppoisin perustein annetulla varoituksella saattaa olla negatiivisia vaikutuksia työntekijän toimintaan ja motivaatioon (kuten kohdassa 1 on kerrottu), ja pahimmillaan riidellään oikeudessa asti tuoden esille esimerkiksi väitteitä ”savustamisesta”.

Siten varoitus kannattaa antaa tilanteissa, joissa työnantajan edut ovat aidosti vaarassa ja työntekijän toiminta vaikuttaa selkeän negatiivisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Mikäli kyse on lievemmistä laiminlyönneistä tai rikkomuksista, kannattaa usein ensin käyttää suullista huomautusta ja mikäli menettely toistuu, voidaan käyttöön ottaa kirjallinen varoitus.

Varoitus kannattaa aina antaa, jos kyse on

  • työsopimuksesta tai laista johtuvien, työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden vakava rikkominen tai laiminlyönti, tai
  • sellaisten työntekijän henkilöön liittyvien työntekoedellytysten olennainen muuttuminen, joiden vuoksi työntekijä ei enää kykene selviytymään työtehtävistään.

Varoituksen syyn tulee olla sellainen, että työntekijä ymmärtää, mistä on kysymys ja että hän voi sen perusteella korjata menettelyään tai käyttäytymistään. Siten jo ennen varoituksen antamista kannattaa hyvin yksilöidä se menettely, jonka perusteella varoitus tullaan antamaan.

OHJE TYÖNANTAJALLE: Muista, että jos varoituksen peruste ei ole riittävän painava, se ei toimi irtisanomisen perusteena myöhemmin. Jos taas varoituksen syy on epäselvä, työntekijä ei ymmärrä, miten hän voi menettelyään korjata.

Tarkastele ennen varoituksen antamista, mitkä ovat varoituksen taustalla olevat syyt. Mieti onko kyseessä työsopimuksessa sovittujen velvoitteiden vakava rikkominen ja onko toiminta jatkuessaan selkeän vahingollista toiminnalle. Mikäli näin on, kannattaa varoitus antaa, jotta työnantajan näkemys laiminlyönnin vakavuudesta tulee myös työntekijän tietoon ja hän ymmärtää asian.

Mikäli kyse on lievemmästä rikkomuksesta, mieti, voisiko aluksi käyttää suullista huomautusta (joka sekin kannattaa antaa tilaisuudessa, jossa on vähintään kaksi työnantajan edustajaa, jotta huomautuksen antaminen voidaan jälkikäteen todistettavasti osoittaa).

 

3. Varoitus annetaan suullisesti tai sen kirjallinen muoto on puutteellinen

Varoitukselle ei sinänsä ole määrättyä muotoa. Se voidaan antaa myös suullisesti. Selvää kuitenkin on, että suullisen varoituksen antamisen osoittaminen jälkikäteen voi olla vaikeaa. Olen työssäni törmännyt tilanteisiin, joissa on annettu suullinen varoitus, jossa on selvästi työnantajan mukaan tuotu ilmi varoituksen luonne ja irtisanomisen uhka, mutta työntekijän itsensä mukaan hän ei ole varoituksen luonnetta ymmärtänyt. Tämä vaikeuttaa asian käsittelemistä esimerkiksi oikeudessa, ja tällöin mahdollisessa prosessissa on aina riski, että varoitusta on voida katsoa pätevästi ja työntekijälle ymmärrettävästi annetun. Jos varoitus annetaan suullisesti, tulisi se aina antaa vähintään yhden muun henkilön (mahdollisuuksien mukaan puolueettoman) läsnä ollessa, jotta varoituksen antaminen voidaan myöhemmin osoittaa. Tällöin tulee myös varmistaa, että suullinen varoituksen yhteydessä kerrotaan selvästi varoituksen syy sekä irtisanomisen uhka.

Kuitenkin aina olisi hyvä antaa varoitus kirjallisena. Kirjallisessa varoituksessa tulisi aina olla seuraavat asiat:

  1. Varoituksen antajan ja saajan yksilöintitiedot
  2. Varoituksen syy
  3. Maininta siitä, että toiminnan toistuessa työsuhde voidaan irtisanoa
  4. Työnantajan allekirjoitus
  5. Työntekijän allekirjoitus (kuittaus, että hän on saanut varoituksen tiedoksi)

Varoituksen syyn tulee olla siten yksilöity, että työntekijä ymmärtää, mistä on kysymys ja että hän voi sen perusteella korjata menettelyään tai käyttäytymistään.

Samoin varoituksen on lisäksi oltava niin selkeä, että työntekijä ymmärtää, että jollei hän muuta käyttäytymistään, työnantaja saattaa irtisanoa hänet.

OHJE TYÖNANTAJALLE: Anna varoitus aina kirjallisesti ja ota tilaisuuteen aina toinen henkilö (todistaja, jonka olisi hyvä olla puolueeton) siltä varalta, että työntekijä ei halua varoitusta kuitata. Varmista, että varoitus sisältää tarvittavat, edellä mainitut tiedot ja että työntekijä ymmärtää irtisanomisuhan. Yksilöi varoituksen syyt selkeästi.

 

4. Varoitus annetaan ”myöhässä”

Varoitus tulee antaa kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun peruste on tullut työnantajan tietoon. Tätä kohtuullista aika ei ole laissa määritelty, mutta yleisesti ottaen voidaan ajatella, että yli kuukauden kuluttua menettelystä annettu varoitus on myöhässä.

Näin voi käydä erityisesti silloin, kun vasta myöhemmin selviää, että tietystä menettelystä olisi kannattanut antaa varoitus, jotta samalaisen menettelyn toistuessa sitä voitaisiin käyttää irtisanomisperusteena.

OHJE TYÖNANTAJALLE: Anna varoitus mahdollisimman pian siitä, kun työntekijän menettely on tullut tietoonne.

 

5. Työnantaja ei ole luonut selkeää varoituskäytäntöä

Varoituksen antamiseen liittyvä käytäntö tulisi olla tasapuolinen kaikille työntekijöille. Laissa ei ole säännöstä varoitusten määrästä, mutta työnantajan soveltaman varoituskäytännön tulee olla johdonmukainen ja tasapuolinen. Yrityksessä voi olla käytäntönä, että ensimmäisestä rikkeestä annetaan suullinen huomautus ja seuraavasta vastaavanlaisesta menettelystä annetaan kirjallinen varoitus, minkä jälkeen harkitaan työsuhteen päättämistä. Olennaista on, että menettely on selkeä sekä työntekijälle, että työnantajalle ja sitä sovelletaan samanlaisissa tapauksissa samalla tavalla kaikkiin työntekijöihin.

OHJE TYÖNANTAJALLE: Luo organisaatioosi selkeä huomautus- ja varoituskäytäntö. Muista työntekijöiden tasa-arvoinen kohtelu.

VAROITUS: ASIAKIRJAMALLI:

Varoitus_asiakirja

 

MUISTA MYÖS:

  • Annetulla varoituksella ja uudella työntekijän rikkeellä tulisi olla asiallinen yhteys. Täysin eri asiasta annettu varoitus ei lähtökohtaisesti oikeuta irtisanomiseen jos uusi moitittava menettely koskee kokonaan eri asiaa.

 

  • Laissa ei ole säädetty varoituksen voimassaoloaikaa. Merkitystä tässä on sillä, kuinka vakavasta rikkomuksesta on kysymys: varoitus on ”voimassa” sitä kauemmin mitä vakavammasta rikkomuksesta on kysymys. Esimerkiksi työntekijän huolimattomuuden perusteella annettu varoitus ei ole voimassa, jos menettelystä on kulunut jo huomattava aika. Jos menettelystä on kulunut viikkoja tai vain muutama kuukausi, varoitus lienee useimmiten voimassa.

 

  • Työsopimuslaissa on poikkeus varoituksen antamisvelvollisuudesta koskien työntekijän vakavia rikkeitä. Jos irtisanomisen perusteina ovat olleet niin vakavat työsuhteeseen liittyvät rikkomukset, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista, ei varoitusta tarvitse työsopimuslain mukaan antaa ennen irtisanomista.